Glückliche, motivierte, treue und gute Mitarbeiter wünscht sich jeder Arbeitgeber. Eine Gehaltserhöhung ist bestimmt nicht die alleinig maßgebende Einflussgröße für Glück und Motivation des Mitarbeiters, aber bestimmt eine nicht ganz unwesentliche. Jedoch kommt in vielen Fällen beim Mitarbeiter in etwa nur die Hälfte der Gehaltserhöhung als Nettogehalt an. Der Arbeitgeber erhöht das Gehalt z.B. um 100 Euro und muss noch etwa 20 Euro Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung drauf legen. Dem Mitarbeiter bleiben nach Abzügen für Lohnsteuer und Sozialversicherung nur noch etwa 50 Euro übrig. Es kann sich also lohnen, seinen Mitarbeitern gewisse Leistungen oder Gehaltsbestandteile zu zahlen, die steuer- und sozialversicherungsfrei sind, so dass 100 Euro Gehaltserhöhung auch 100 Euro mehr in der Tasche des Mitarbeiters bedeuten, ohne Abzüge. Manche dieser Möglichkeiten sind komplett steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei anderen muss der Arbeitgeber eine pauschale Steuer entrichten, damit der Mitarbeiter die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit genießt. Viele dieser Extras sind zudem mit der Auflage verbunden, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, also kein Fall von Entgeltumwandlung vorliegt. Alle Einzelheiten folgen nun im aktuellen #taxiteasy-Blogbeitrag:
1) Sachbezug
Der Unternehmer kann jedem Mitarbeiter jeden Monat ein Sachwert in Höhe von 44 Euro zukommen lassen. Das können z.B. Waren oder Dienstleistungen sein, die das Unternehmen selbst anbietet. Es können auch Gutscheine sein, die bei anderen Unternehmen eingelöst werden. Am weitesten verbreitet ist der Tankgutschein. Wichtig ist in allen Fällen, dass der Mitarbeiter tatsächlich einen Sachwert erhält und nicht einfach nur ein höheres Gehalt. So können dem Mitarbeiter zwar 44 Euro mehr überwiesen werden, es muss aber jeden Monat dokumentiert sein, dass diese 44 Euro auch zum Betanken seines Fahrzeuges eingesetzt wurden, damit sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Die Sachbezüge sind monatsbezogen und können nicht kumuliert werden.
2) Jobticket
Seit 2019 dürfen Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern wieder Monats- und Jahreskarten steuer- und abgabenfrei zur Verfügung stellen, auch zur privaten Nutzung. Allerdings werden die Kosten des Jobtickets beim Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung auf die Entfernungspauschale angerechnet.
3) Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten Wohnung Arbeitsstäte
Der Arbeitgeber darf seinem Mitarbeiter einen Zuschuss zu den Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zahlen: 30 cent pro Entfernungs-km für jeden tatsächlichen Arbeitstag. Der Arbeitgeber zahlt darauf 15 % pauschale Lohnsteuer (plus Soli und ggf. Kirchensteuer) und der Arbeitnehmer erhält die Zahlung dadurch steuerfrei. Einen Werbungskostenabzug hat der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung für die Fahrten Wohnung Arbeitsstätte dann natürlich nicht mehr, weil sich seine Kosten und die Erstattung des Arbeitgebers aufheben. Fahrtkostenzuschüsse dürfen nicht über Entgeltumwandlung finanziert werden, sondern müssen zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zusätzlich gezahlt werden.
4) Mobiltelefon, Notebook, Tablet
Der Arbeitgeber darf seinem Angestellten die oben genannten Geräte steuer- und sozialversicherungsfrei zur Verfügung stellen. Inwieweit die Geräte privat oder beruflich genutzt werden, ist egal. Wichtig ist nur, dass das Eigentum an den Geräten beim Arbeitgeber bleibt und dass die Übereignung der Geräte zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird, also nicht über eine Entgeltumwandlung finanziert wird.
5) Telefonkosten
Der Arbeitgeber kann die Kosten des Mobilfunkvertrags des Arbeitnehmers übernehmen. Es ist sogar möglich, dass der Arbeitnehmer seinen eigenen Vertrag samt seiner Nummer behält, selbst Vertragspartner des Mobilfunkunternehmens bleibt und die Vertragskosten trotzdem steuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber übernommen werden. Das geht aber nur dann, wenn der Arbeitnehmer seinen Vertrag mit einem vom Arbeitgeber überlassenen Mobiltelefon nutzt und im Rahmen dieser Nutzungsüberlassung auch die Vertragskosten vom Arbeitgeber mit übernommen werden.
6) Zuschuss Internetgebühren
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer einen Zuschuss von 50 Euro pro Monat für seinen privaten Internetanschluss zahlen (pauschal, ohne Nachweis). Diese Zahlung ist für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei, allerdings muss der Arbeitgeber hier eine pauschale Steuer in Höhe von 25 % zahlen. Dies wird in Summe aber in den meisten Fällen günstiger sein als die reguläre Gehaltserhöhung um 50 Euro, da die Gesamtbelastung der regulären Gehaltserhöhung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber fast immer höher ist. Bedingung ist hier aber auch, dass der Zuschuss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird und nicht im Arbeitsvertrag vereinbart oder durch Entgeltumwandlung finanziert ist.
7) Essensgutscheine
Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern Essensgutscheine ausstellen. Bei monatlich 15 Gutscheinen entfällt die Nachweispflicht über Krankheit, Urlaub und Anwesenheit der Mitarbeiter. Jeder Gutschein sollte einen Wert von 6,40 € haben (2019). Dieser Wert setzt sich aus dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 3,30 € und einem Zuschuss durch den Arbeitgeber in Höhe von maximal 3,10 €. Der Sachbezugswert in Höhe von 3,30 € ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, der Zuschuss des Arbeitgeber in Höhe von 3,10 € ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Für den Sachbezug kann der Arbeitgeber aber auch hier eine pauschale Steuer von 25 % übernehmen, so dass die Gutscheine für den Arbeitnehmer komplett steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Der Arbeitnehmer erhält also 15 Gutscheine zu je 6,40 €, das sind 96 € steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber muss auf einen Betrag in Höhe von 49,50 € (15 x 3,30 €) 25 % pauschale Steuer zahlen. Die Mahlzeiten dürfen bei Anwendung der pauschalen Steuer aber nicht als Lohnbestandteil im Arbeitsvertrag erwähnt sein.
Es gibt einige Anbieter für Gutscheine, die den Arbeitnehmern überlassen werden und von diesen dann in sehr vielen Partner-Restaurants oder Partner-Supermärkten eingelöst werden können.
8) Erholungsbeihilfe
Der Begriff mag etwas sperrig sein. Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer einen Zuschuss zu seinem Urlaub zahlen. Es muss aber nicht zwingend ein Urlaub sein. Der Arbeitgeber darf sich auch an den Kosten einer Kur, einem Besuch in der Therme, im Freizeitpark oder Zoo beteiligen. Wichtig ist nur, dass der Zuschuss zweckgebunden ist, also per Rechnung nachgewiesen werden kann, dass der Zuschuss für eine konkrete Erholungsmaßnahme genutzt wurde. Eine weitere Voraussetzung ist ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen der Auszahlung und der Erholungsmaßnahme (max. 3 Monate).
Pro Arbeitnehmer und Jahr darf der Arbeitgeber im Rahmen dieser Maßnahme 156 Euro bezuschussen. Hat der Arbeitnehmer einen Ehegatten, erhöht sich der mögliche Betrag um 104 Euro, für jedes Kind kommen weitere 52 Euro hinzu.
Der Arbeitgeber zahlt auf den gezahlten Zuschuss eine pauschale Steuer von 25 %, der Arbeitgeber erhält den Zuschuss damit steuer- und sozialversicherungsfrei.
Die Erholungsbeihilfe funktioniert auch im Rahmen einer Entgeltumwandlung.
9) Gesundheitsförderung
Pro Jahr dürfen jedem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei 500 Euro zur Gesundheitsförderung gezahlt werden. Die Maßnahmen zur Gesundheitsförderung kann der Arbeitgeber selbst durchführen oder extern durchführen lassen. Aber Vorsicht: Es fallen nur Maßnahmen unter diese Regel, die nach § 20 SGB V unter die Primärprävention und Gesundheitsförderung fallen. Das sind z.B. Kurse zu gesunder Ernährung und Ernährungsberatung, Stressvermeidung, gesundheitsorientierte Bewegungsmaßnahmen, Reduktion von Suchtmittelkonsum. Der normale Besuch eines Fitnessstudios, Mitgliedschaften in Sportvereinen oder Massagen sind nicht begünstigt. Der Besuch eines Fitnessstudios kann aber dann begünstigt sein, wenn z.B. explizit ein Rückentrainingskurs besucht wird, der als Bewegungsmaßnahme im Sinne des § 30 SGB V eingestuft wird.
Bis zu 500 Euro pro Jahr (ab 1.1.2020: 600 Euro) und Arbeitnehmer können derart steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden, eine pauschale Steuer des Arbeitgebers ist nicht zu entrichten. Jedoch muss sichergestellt werden, dass diese Leistungen freiwillig zum ohnehin schon geschuldeten Arbeitsentgelt gezahlt werden und nicht arbeitsvertraglich geregelt sind. Eine Entgeltumwandlung von Arbeitslohn ist mit Maßnahmen zur Gesundheitsförderung nicht zu machen.
10) Kinderbetreuungskosten
Kosten für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer vollständig und in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Allerdings dürfen nur tatsächliche Kosten für die außerhäusliche Unterbringung erstattet werden. Die Betreuung im Haushalt ist nicht begünstigt. Zusätzlich ist wichtig, dass auch hier keine Entgeltumwandlung vorliegen darf. Die Übernahme der Betreuungskosten darf also nicht im Arbeitsvertrag geregelt sein oder durch Umwandlung von vereinbartem Gehalt finanziert werden.
Zusätzlich darf der Arbeitgeber bis zu 600 Euro jährlich steuer- und sozialversicherungsfrei an seinen Arbeitnehmer für die Betreuung seiner Kinder bis 14 Jahre oder die Pflege von Angehörigen zahlen. Die Betreuung muss aber kurzfristig aus beruflichen Gründen zwingend notwendig sein, z.B. bei außergewöhnlichen oder sich kurzfristig ändernden Dienstzeiten. Die Betreuungsleistung darf nicht durch Angehörige des Arbeitnehmers erbracht werden.
11) Elektroauto / Hybrid:
Wenn der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Dienstwagen mit Elektro- oder Hybridantrieb zur Verfügung stellt, reduziert sich der geldwerte Vorteile in den Jahren 2019 bis 2021 um die Hälfte. Der Arbeitnehmer muss also nicht mehr 1 % pro Monat als Privatnutzung versteuern, sondern nur noch 0,5 %. Zudem darf der Arbeitnehmer sein Fahrzeug beim Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei aufladen. Die Stromkosten kann der Arbeitgeber vollständig als Betriebsausgabe abziehen.
12) Fahrrad/E-Bike:
Der Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer auch ein Fahrrad als „Dienstwagen“ zur Verfügung stellen. Bislang griff auch hier die 1 % Regel, der Arbeitnehmer musste die Privatnutzung mit einem Prozent pro Monat versteuern. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte musste hingegen anders als beim Dienstwagen nicht versteuert werden. Wurde das Fahrrad (E-Bike oder normales Fahrrad) aber seit dem 1.1.2019 angeschafft und dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt, muss der Arbeitnehmer nun gar keine Privatnutzung mehr versteuern. Zusätzlich darf der Arbeitnehmer sein E-Bike im Büro aufladen, ohne dass auf diese Zuwendung Steuern oder Sozialversicherung gezahlt werden muss. Damit ist das Fahrrad / E-Bike inzwischen auch zu einem sehr beliebten steuerfreien Gehaltsbestandteil geworden. Wichtig ist hier jedoch auch, dass das Dienstrad kein offizieller Gehaltsbestandteil ist, also nicht im Arbeitsvertrag vereinbart oder durch Entgeltumwandlung finanziert wird. Der Arbeitgeber muss seinem Arbeitnehmer das Rad on top freiwillig zur Verfügung stellen. Übrigens: Die Entfernungspauschale für die Fahrten Wohnung Arbeitsstätte darf der Arbeitnehmer trotz steuerfreier Fahrrad/E-Bike-Überlassung geltend machen.
13) Fahrzeugwerbung
Wenn der Mitarbeiter auf seinem KfZ Werbung für seinen Arbeitgeber oder eine Marke seines Arbeitgebers macht, kann der Arbeitgeber ihm dafür bis zu 256 Euro pro Jahr zahlen, ohne dass der Arbeitnehmer diesen Betrag versteuern muss. Allerdings ist zu diesem Modell ein Gerichtsverfahren beim Bundesfinanzhof anhängig, so dass nicht ganz klar ist, inwieweit diese steuerfreie Zahlung in Zukunft noch möglich sein wird. Wer es trotzdem riskieren möchte, sollte vor allem darauf achten, dass die Vergütung für die Fahrzeugwerbung fremdüblich ist und auch an einen fremden Dritten gezahlt würde, der kein Arbeitnehmer ist. Zusätzlich ist auch hier darauf zu achten, dass keine Entgeltumwandlung vorliegt.
14) Geschenke und Aufmerksamkeiten
Natürlich ist auch detailliert geregelt, was der Chef seinen Mitarbeitern schenken darf. Das war uns aber einen eigenen Blogbeitrag wert: Siehe hier.