Wir haben immer mehr Mandanten, die ihre Buchhaltung selbst erstellen. Es gibt eine Reihe verschiedener Software Möglichkeiten, wir arbeiten jedoch ausschließlich mit Mandanten zusammen, die die Software Lexware Office nutzen. In dieser Software kennen wir uns aus, können bestmöglich beraten und haben daher die Nutzung der Software zur Bedingung für eine Zusammenarbeit mit uns gemacht. Der Mandant führt also das ganze Jahr seine Buchhaltung über Lexware Office selbst und übermittelt damit sogar seine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch an das Finanzamt. Am Jahresende können wir uns über die Schnittstelle seinen vollständigen Buchungsbestand des Jahres in unsere Software einspielen und auf dieser Basis den Jahresabschluss oder die Gewinnermittlung erstellen.
Damit die Zusammenarbeit zwischen selbstbuchendem Mandant und abschlusserstellendem Steuerberater reibungslos funktioniert, gibt es ein paar Dinge bei der Nutzung von Lexware Office zu beachten, die wir in diesem Blogbeitrag zusammenfassen.
Worum geht's?
Lexware Office eignet sich hervorragend, vor allem für kleinere Betriebe und Freiberufler, die eigene Buchhaltung selbst zu erstellen. Allerdings macht das System mitnichten alles alleine. Sollte der Unternehmer die Entscheidung getroffen haben, seine Buchhaltung mit Lexware selbst zu erstellen, ist es unbedingt erforderlich, ein paar Basics der doppelten Buchführung und der Nutzung dieser App zu kennen und anzuwenden. Sonst geht es schief. Geht man zu leichtfertig an die Sache, hat am Ende niemand gewonnen. Der Mandant ärgert sich, weil er das Gefühl hat, mit der Software nicht richtig klar zu kommen. Wir in der Kanzlei bekommen einen Buchungsbestand, der voller Fehler ist und der uns wahnsinnig viel Zeit und Mühe kostet, alle Fehler zu beheben. Der Mandant ärgert sich dann wieder über unsere hohe Rechnung, weil er doch eigentlich schon alles vorbereitet hat und damit Kosten sparen wollte. Diese Situation gilt es zu vermeiden, indem der Mandant, der selbst buchen möchte, sich auf seine Aufgabe vorbereitet und bei Zweifeln in der Anwendung der Software frühzeitig Hilfe sucht, beim Software-Support oder bei uns.
Wir möchten daher in unserem Blog die Anwendung Lexware Office vorstellen und vor allem die Basics definieren, die unbedingt beherzigt werden müssen. Sollten diese Basics nicht erfüllt sein, bekommt der Mandant von uns nochmal eine Hausaufgabe. Erst wenn alle Bedingungen erfüllt sind, spielen wir Ihre Buchhaltung bei uns ein. Unserer Erfahrung nach ist dies der beste und kostengünstigste Weg einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant bei der Zusammenabreit über Lexware Office.
Selbst buchen mit Lexware Office
Wir haben vier verschiedene Grundsätze für das Buchen mit Lexware Office aufgestellt. Wenn Sie diese beherzigen, ist IHerr Buchhaltung bereits auf einem guten Stand und bereit, von uns übernommen und weiter bearbeitet zu werden:
- Grundsatz: Das Geschäftskonto ist in Lexware Office verknüpft. Privatkonten sind nicht verknüpft.
- Grundsatz: Es ist keine Kasse in Lexware Office angelegt, wenn es nicht zwingend notwendig ist, eine Barkasse zu führen.
- Grundsatz: Es gibt keine „überfälligen“ und „offenen“ Belege in Lexware Office, die eigentlich schon bezahlt wurden.
- Grundsatz: Es gibt keine „nicht zugeordneten“ Bankumsätze mehr. Der Banksaldo ist abgestimmt.
Unsere Lexware Office Grundsätze im Einzelnen
1. Grundsatz: Geschäftskonto
Jeder, der sich selbständig macht, sollte als erstes ein separates Geschäftskonto haben. Es ist unbedingt erforderlich, Privates und Geschäftliches zu trennen. Das gilt unabhängig davon, ob man Lexware nutzt, eine andere Software oder einen Steuerberater beauftragt.
Das Geschäftskonto ist sodann mit Lexware Office zu verbinden. Sie müssen Ihre Online-Banking-Daten eingeben und könnent sich dann in Lexware Office Ihre Bankkontoumsätze ansehen. Bitte verknüpfen Sie nur Ihr Geschäftskonto hier und keine weiteren Privatkonten. Sollten Sie mehrere Geschäftskonten haben oder ein geschäftliches Paypal-Konto, klären Sie bitte vorab mit uns, wie Sie damit umgehen sollt. Im Nachhinein ist es immer sehr viel schwieriger.
Das Geschäftskonto ist die Grundlage Ihrer geschäftlichen Tätigkeit und Ihrer betrieblichen Buchhaltung. Versuchen Sie bitte, möglichst alle Einnahmen und Ausgaben über Ihr Geschäftskonto laufen zu lassen. Das macht es für Sie und für uns einfacher, systematischer und nachvollziehbarer. Und Sie haben darüber hinaus einen besseren Überblick über Ihre betriebliche Liquidität. Sollte der Kontostand mal zu niedrig sein, um eine Investition zu tätigen, leisten Sie bitte erst eine Privateinlage (Überweisung vom Privatkonto auf das Geschäftskonto) und überweisen dann die Investition von Ihrem Geschäftskonto. Bitte nicht direkt vom Privatkonto zahlen. Brauchen Sie Geld auf Ihrem Privatkonto, geht die Überweisung in die andere Richtung (Privatentnahme). Bitte erst die Privatentnahme überweisen, dann die private Zahlung von Ihrem privaten Konto anweisen. Bitte nicht direkt die privaten Kosten vom Geschäftskonto aus überweisen.
2. Grundsatz: Keine Kasse
Bitte keine Kasse in Lexware Office anlegen, wenn Sie nicht unbedingt eine brauchen. Wer gelegentlich etwas bar bezahlt, benötigt keine Kassenführung (siehe auch 3. Grundsatz zu privat bezahlten Belegen). Die Kasse ist für diejenigen gedacht, die regelmäßig Einnahmen in bar vereinnahmen, ein elektronisches Kassensystem haben oder eine offene Ladenkasse führen. Sie machen es sich und uns einfacher, wenn Sie von Anfang an Ihre Kunden so erziehen, dass sie Ihnen Ihre Rechnungen überweisen und Sie selbst versuchen, Ihre Ausgaben alle über das Geschäftskonto zu zahlen.
3. Grundsatz: Buchung der betrieblichen Belege
Es sind alle Belege über betriebliche Einnahmen (Ausgangsrechnungen) und betriebliche Ausgaben (Eingangsrechnungen) als digitales Belegbild nach Lexware Office hochzuladen. So haben Sie ein digitales Belegarchiv und wir als Steuerberater können auch darauf zugreifen, da Sie uns einen Zugang zu Ihrem System geben.
Jeder Beleg muss sodann gebucht werden. Das funktioniert in Lexware Office, indem man in der Erfassungsmaske für Belege die geforderten Eingaben macht: Einnahme/Ausgabe, Lieferant, Belegnummer und Beschreibung eintragen. Bei der Zahlart wird in den meisten Fällen „noch nicht bezahlt“ eingetragen (Beleg wird über Ihr Geschäftskonto gezahlt) oder privat bezahlt (Sie haben ausnahmsweise eine betriebliche Ausgabe vom Privatkonto oder bar bezahlt). Wichtig ist auch die Kategorie, damit die Einnahme/Ausgabe auch auf dem richtigen Buchhaltungskonto steht und natürlich der Umsatzsteuersatz. Bei Eingangsrechnungen darf nur der Steuersatz gebucht werden, der tatsächlich auf der Rechnung steht. Es muss sich um deutsche Umsatzsteuer handeln (19% Versicherungssteuer ist keine Umsatzsteuer) und es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Sollte der Beleg mehrere verschiedenartige Positionen enthalten, ist der Beleg aufzuteilen und mit verschiedenen Steuersätzen und/oder Kategorien zu buchen.
Unter „überfällige Belege“ und „offene Belege“ werden Ihnen die Belege angezeigt, die erfasst, aber noch nicht gezahlt sind. Sollte sich unter diesen Belegen einer befinden, der tatsächliche schon gezahlt wurde, müssen Sie unbedingt noch die Zahlung erfassen. In den meisten Fällen wird hier eine Privatzahlung zu erfassen sein. Auf dem Geschäftskonto hätten Sie die Zahlung vermutlich nicht übersehen.
4. Grundsatz: Buchung des Geschäftskontos
Da das Geschäftskonto die Grundlage Ihrer betrieblichen Buchhaltung ist, muss jeder Bankumsatz, den Sie durch die Einbindung Ihres Bankkontos angezeigt bekommt, gebucht werden. Lexware Office nennt die Buchung der Bankumsätze „Zuordnung“. So werden Ihnen unter „nicht zugeordnet“ alle Bankumsätze angezeigt, die Sie noch buchen müssen.
Alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben des Geschäftskontos werden den bereits erfassten digitalen Belegen zugeordnet. Das geschieht über das Icon „auswählen“, das erscheint, wenn sie eine Bankbuchung anklicken. Damit ist der Beleg fertig gebucht und die Zahlung zugeordnet. Sollte der Beleg noch nicht in Lexware Office erfasst sein, sondern noch in Papierform vor Ihnen liegen, müssten Sin erst den Beleg erfassen. Dazu finden Sie neben der Bankbuchung das Icon „erfassen“, das Sie wieder zur Belegerfassung bringt.
Manchmal werden auch private Buchungen über Ihr Geschäftskonto abgewickelt. Das kann ausnahmsweise mal der private Lebensmitteleinkauf sein (nach Möglichkeit vermeiden, macht Ihnen nur zusätzliche Arbeit), das sind aber auch Ihre regelmäßigen Überweisungen vom Geschäftskonto aufs Privatkonto zur privaten Lebensführung und Ihre Privateinlagen zur Kontodeckung des Geschäftskontos. Auch die Zahlung der privaten Einkommensteuer und der privaten Krankenversicherung über das Geschäftskonto sind Privatentnahmen. All diese privaten Buchungen werden über das Icon „kategorisieren“ entweder als Privatentnahmen oder Privateinlage gebucht.
Das Wichtigste ist, dass es keine „nicht zugeordnete“ Buchung mehr gibt, bevor Sie die Daten an uns übergeben.
Am Ende des Monats ist es zwingend notwendig, den Banksaldo abzustimmen, um zu prüfen, dass beim Buchen des Geschäftskontos kein Fehler gemacht wurde. Dazu schauen Sie sich auf der einen Seite den Saldo Ihres Geschäftskontos in Ihrem Online Banking zum Monatsletzten an. Diesen Saldo vergleichen Sie mit Ihrem Buchhaltungskonto Bank in Lexware Office. Dazu gehen Sie in Lexware Office auf "Buchhaltung" und dann auf "Kontenübersicht". Jetzt müssen Sie doppelt auf Ihr Geschäftskonto klicken und dann oben rechts den Monat auswählen. Unten rechts können Sie nun den Saldo Ihrem Buchhaltungskontos "Bank" zum Monatsletzten des ausgewählten Monats sehen. Sollte dieser Saldo nicht mit dem Saldo in Ihrem Online-Banking übereinstimmen, haben Sie irgendwo einen Fehler gemacht. Dann müssen Sie jede Buchung des Bankkontos mit dem Buchhaltungskonto Bank vergleichen, die Fehler finden und korrigieren, bis der Saldo übereinstimmt.
Nochmalige Zusammenfassung der 4 Grundsätze:
Bevor wir Ihre Buchhaltung bei uns einspielen, prüfen wir, ob unsere 4 Grundsätze erfüllt sind:
Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, müssen Sie nochmal ran. Sind die Bedingungen erfüllt, übernehmen wir Ihre Buchhaltung und beginnen mit Jahresabschluss oder Gewinnermittlung. So sparen Sie uns Arbeit und sich selbst Kosten.
Viel Spaß beim Buchen mit Lexware Office!