Wir haben immer mehr Mandanten, die ihre Buchhaltung mit Programmen wie lexoffice, sevdesk oder Debitoor selbst erstellen. All diese Lösungen haben Schnittstellen zu unserer Kanzleisoftware DATEV. Der Mandant führt also das ganze Jahr seine Buchhaltung über eine dieser Apps selbst und übermittelt damit sogar seine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch an das Finanzamt. Am Jahresende können wir uns über die Schnittstelle seinen vollständigen Buchungsbestand des Jahres in unsere Software einspielen und auf dieser Basis den Jahresabschluss oder die Gewinnermittlung erstellen.
Damit die Zusammenarbeit zwischen selbstbuchendem Mandant und abschlusserstellendem Steuerberater reibungslos funktioniert, gibt es ein paar Dinge zu beachten, die wir in einer Reihe von Blogbeiträgen zusammenfassen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit dem System lexoffice.
Worum geht's?
Die oben genannten Apps eignen sich hervorragend, vor allem für kleinere Betriebe und Freiberufler, die eigene Buchhaltung selbst zu erstellen. Allerdings macht das System mitnichten alles alleine. Sollte der Unternehmer die Entscheidung getroffen haben, seine Buchhaltung mit einer dieser Apps selbst zu erstellen, ist es unbedingt erforderlich, ein paar Basics der doppelten Buchführung und der Nutzung dieser Apps zu kennen und anzuwenden. Sonst geht es schief. Geht man zu leichtfertig an die Sache, hat am Ende niemand gewonnen. Der Mandant ärgert sich, weil er das Gefühl hat, mit der Software nicht richtig klar zu kommen. Wir in der Kanzlei bekommen einen Buchungsbestand, der voller Fehler ist und der uns wahnsinnig viel Zeit und Mühe kostet, alle Fehler zu beheben. Der Mandant ärgert sich dann wieder über unsere hohe Rechnung, weil er doch eigentlich schon alles vorbereitet hat und damit Kosten sparen wollte. Diese Situation gilt es zu vermeiden, indem der Mandant, der selbst buchen möchte, sich auf seine Aufgabe vorbereitet und bei Zweifeln in der Anwendung der Software frühzeitig Hilfe sucht, beim Software-Support oder bei uns.
Wir möchten daher in unserem Blog die drei oben genannten Apps der Reihe nach vorstellen und vor allem die Basics definieren, die unbedingt beherzigt werden müssen. Sollten diese Basics nicht erfüllt sein, bekommt der Mandant von uns nochmal eine Hausaufgabe. Erst wenn alle Bedingungen erfüllt sind, spielen wir Eure Buchhaltung bei uns ein. Unserer Erfahrung nach ist dies der beste und kostengünstigste Weg einer effizienten Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant bei Systemen wie lexoffice, sevdesk oder Debitoor.
Heute: Selbst buchen mit lexoffice
Wir starten heute mit lexoffice, dem System, das die meisten unserer selbstbuchenden Mandanten nutzen. Von lexoffice selbst sind wir bereits als TOP KANZLEI ausgezeichnet worden.
Wir haben vier verschiedene Grundsätze für das Buchen mit lexoffice aufgestellt. Wenn Ihr diese beherzigt, ist Eure Buchhaltung bereits auf einem guten Stand und bereit, von uns übernommen und weiter bearbeitet zu werden:
- Grundsatz: Das Geschäftskonto ist in lexoffice verknüpft. Privatkonten sind nicht verknüpft.
- Grundsatz: Es ist keine Kasse in lexoffice angelegt, wenn es nicht zwingend notwendig ist, eine Barkasse zu führen.
- Grundsatz: Es gibt keine „überfälligen“ und „offenen“ Belege in lexoffice, die eigentlich schon bezahlt wurden.
- Grundsatz: Es gibt keine „nicht zugeordneten“ Bankumsätze mehr. Der Banksaldo ist abgestimmt.
Unsere lexoffice-Grundsätze im Einzelnen
1. Grundsatz: Geschäftskonto
Jeder, der sich selbständig macht, sollte als erstes ein separates Geschäftskonto haben. Es ist unbedingt erforderlich, Privates und Geschäftliches zu trennen. Das gilt unabhängig davon, ob man lexoffice nutzt, eine andere Software oder einen Steuerberater beauftragt.
Das Geschäftskonto ist sodann mit lexoffice zu verbinden. Ihr müsst Eure Online-Banking-Daten eingeben und könnt Euch dann in lexoffice Eure Bankkontoumsätze ansehen. Bitte verknüpft nur Euer Geschäftskonto hier und keine weiteren Privatkonten. Solltet Ihr mehrere Geschäftskonten haben oder ein geschäftliches Paypal-Konto, klärt bitte vorab mit uns, wie Ihr damit umgehen sollt. Im Nachhinein ist es immer sehr viel schwieriger.
Das Geschäftskonto ist die Grundlage Eurer geschäftlichen Tätigkeit und Eurer betrieblichen Buchhaltung. Versucht bitte, möglichst alle Einnahmen und Ausgaben über Euer Geschäftskonto laufen zu lassen. Das macht es für Euch und uns einfacher, systematischer und nachvollziehbarer. Und Ihr habt einen besseren Überblick über Eure betriebliche Liquidität. Sollte der Kontostand mal zu niedrig sein, um eine Investition zu tätigen, leistet Ihr bitte erst eine Privateinlage (Überweisung vom Privatkonto auf das Geschäftskonto) und überweist dann die Investition von Eurem Geschäftskonto. Bitte nicht direkt vom Privatkonto zahlen. Braucht Ihr Geld auf Eurem Privatkonto, geht die Überweisung in die andere Richtung (Privatentnahme). Bitte erst die Privatentnahme überweisen, dann die private Zahlung von Eurem privaten Konto anweisen. Bitte nicht direkt die privaten Kosten vom Geschäftskonto aus überweisen.
2. Grundsatz: Keine Kasse
Bitte keine Kasse in lexoffice anlegen, wenn Ihr nicht unbedingt eine braucht. Wer gelegentlich etwas bar bezahlt, benötigt keine Kassenführung (siehe auch 3. Grundsatz zu privat bezahlten Belegen). Die Kasse ist für diejenigen gedacht, die regelmäßig Einnahmen in bar vereinnahmen, ein elektronisches Kassensystem haben oder eine offene Ladenkasse führen. Ihr macht es Euch und uns einfacher, wenn Ihr von Anfang an Eure Kunden so erzieht, dass sie Euch Eure Rechnungen überweisen und Ihr selbst versucht, Eure Ausgaben alle über das Geschäftskonto zu zahlen.
3. Grundsatz: Buchung der betrieblichen Belege
Es sind alle Belege über betriebliche Einnahmen (Ausgangsrechnungen) und betriebliche Ausgaben (Eingangsrechnungen) als digitales Belegbild nach lexoffice hochzuladen. So habt Ihr ein digitales Belegarchiv und wir als Steuerberater können auch darauf zugreifen, da Ihr uns einen Zugang zu Eurem System gebt.
Jeder Beleg muss sodann gebucht werden. Das funktioniert in lexoffice, indem man in der Erfassungsmaske für Belege die geforderten Eingaben macht: Einnahme/Ausgabe, Lieferant, Belegnummer und Beschreibung eintragen. Bei der Zahlart wird in den meisten Fällen „noch nicht bezahlt“ eingetragen (Beleg wird über Euer Geschäftskonto gezahlt) oder privat bezahlt (Ihr habt ausnahmsweise eine betriebliche Ausgabe vom Privatkonto oder bar bezahlt). Wichtig ist auch die Kategorie, damit die Einnahme/Ausgabe auch auf dem richtigen Buchhaltungskonto steht und natürlich der Umsatzsteuersatz. Bei Eingangsrechnungen darf nur der Steuersatz gebucht werden, der tatsächlich auf der Rechnung steht. Es muss sich um deutsche Umsatzsteuer handeln (19% Versicherungssteuer ist keine Umsatzsteuer) und es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Sollte der Beleg mehrere verschiedenartige Positionen enthalten, ist der Beleg aufzuteilen und mit verschiedenen Steuersätzen und/oder Kategorien zu buchen.
Unter „überfällige Belege“ und „offene Belege“ werden Euch die Belege angezeigt, die erfasst, aber noch nicht gezahlt sind. Sollte sich unter diesen Belegen einer befinden, der tatsächliche schon gezahlt wurde, müsst Ihr unbedingt noch die Zahlung erfassen. In den meisten Fällen wird hier eine Privatzahlung zu erfassen sein. Auf dem Geschäftskonto hättet Ihr die Zahlung vermutlich nicht übersehen.
4. Grundsatz: Buchung des Geschäftskontos
Da das Geschäftskonto die Grundlage Eurer betrieblichen Buchhaltung ist, muss jeder Bankumsatz, den Ihr durch die Einbindung Eures Bankkontos angezeigt bekommt, gebucht werden. Lexoffice nennt die Buchung der Bankumsätze „Zuordnung“. So werden Euch unter „nicht zugeordnet“ alle Bankumsätze angezeigt, die Ihr noch buchen müsst.
Alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben des Geschäftskontos werden den bereits erfassten digitalen Belegen zugeordnet. Das geschieht über das Icon „auswählen“, das erscheint, wenn Ihr eine Bankbuchung anklickt. Damit ist der Beleg fertig gebucht und die Zahlung zugeordnet. Sollte der Beleg noch nicht in lexoffice erfasst sein, sondern noch in Papierform vor Euch liegen, müsste Ihr erst den Beleg erfassen. Dazu findet Ihr neben der Bankbuchung das Icon „erfassen“, das Euch wieder zur Belegerfassung bringt.
Manchmal werden auch private Buchungen über Euer Geschäftskonto abgewickelt. Das kann ausnahmsweise mal der private Lebensmitteleinkauf sein (nach Möglichkeit vermeiden, macht Euch nur zusätzliche Arbeit), das sind aber auch Eure regelmäßigen Überweisungen vom Geschäftskonto aufs Privatkonto zur privaten Lebensführung und Eure Privateinlagen zur Kontodeckung des Geschäftskontos. Auch die Zahlung der privaten Einkommensteuer und der privaten Krankenversicherung über das Geschäftskonto sind Privatentnahmen. All diese privaten Buchungen werden über das Icon „kategorisieren“ entweder als Privatentnahmen oder Privateinlage gebucht.
Das Wichtigste ist, dass es keine „nicht zugeordnete“ Buchung mehr gibt, bevor Ihr die Daten an uns übergebt.
Am Ende des Monats ist es zwingend notwendig, den Banksaldo abzustimmen, um zu prüfen, dass beim Buchen des Geschäftskontos kein Fehler gemacht wurde. Dazu schaut Ihr Euch auf der einen Seite den Saldo eures Geschäftskontos in Eurem Online Banking zum Monatsletzten an. Diesen Saldo vergleicht Ihr mit Eurem Buchhaltungskonto Bank in lexoffice. Dazu geht Ihr in lexoffice auf "Buchhaltung" und dann auf "Kontenübersicht". Jetzt müsst Ihr doppelt auf Euer Geschäftskonto klicken und dann oben rechts den Monat auswählen. Unten rechts könnt Ihr nun den Saldo Eures Buchhaltungskontos "Bank" zum Monatsletzten des ausgewählten Monats sehen. Sollte dieser Saldo nicht mit dem Saldo in Eurem Online-Banking übereinstimmen, habt Ihr irgendwo einen Fehler gemacht. Dann müsst ihr jede Buchung des Bankkontos mit dem Buchhaltungskonto Bank vergleichen, die Fehler finden und korrigieren, bis der Saldo übereinstimmt.
Nochmalige Zusammenfassung der 4 Grundsätze:
Bevor wir Eure Buchhaltung bei uns einspielen, prüfen wir, ob unsere 4 Grundsätze erfüllt sind:
Sollten diese Bedingungen nicht erfüllt sein, müsst Ihr nochmal ran. Sind die Bedingungen erfüllt, übernehmen wir Eure Buchhaltung und beginnen mit Jahresabschluss oder Gewinnermittlung. So spart Ihr uns Arbeit und Euch Kosten.
Viel Spaß beim Buchen mit lexoffice!